Le Code du travail impose à tout employeur de tenir et mettre à disposition certains documents et registres dans son entreprise. Le registre unique du personnel fait partie de ces documents. Tout entreprise doit ainsi tenir ce registre dès le premier salarié. L'employeur doit veiller à ce que ce document contienne les mentions obligatoires conformément aux dispositions indiquées dans le Code du travail.
Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?
Il s'agit d'
un document répertoriant l'identité des membres du personnel de l'entreprise incluant
les salariés détachés, temporaires, et étrangers et également
les stagiaires et les personnes en formation au sein de l'établissement. Ce registre est obligatoire et permet à l'employeur de renforcer la transparence des emplois au sein de son entreprise.
Son contenu s'articule autour
des noms des salariés, de leur date d'embauche, et du type de contrat de travail. Il doit alors suivre un ordre chronologique précis. Dans le cas où, un salarié rompt son contrat de travail, sa date de départ doit également y figurer. Les annotations correspondantes aux salariés qui ont quitté l'entreprise doivent être conservées pendant cinq ans. Ce délai est compté à partir de sa date de départ , et les mêmes démarches sont aussi appliquées aux stagiaires et aux personnes effectuant une formation dans l'entreprise.
Le contenu d'un registre unique du personnel
Le Code du travail détaille les mentions qui doivent obligatoirement être indiquées dans le registre. Ces mentions comprennent:
- Les mentions d'identification du salarié ou plus précisément ses informations nominatives, sa date de naissance, son sexe et sa nationalité
- Les mentions carrière : l'emploi ou le poste que le salarié occupe au sein de l'entreprise, sa qualification professionnelle, les dates auxquelles il est entré et sorti de l'établissement.
- Les mentions du contrat signé entre le salarié et l'employeur : contrat à durée indéterminée, contrat de travail à temps partiel, contrat à durée déterminée, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat d'intérim...
Par ailleurs, des mentions complémentaires obligatoires sont ajoutées dans le cas de travailleurs ressortissants ou pour le stagiaire :
- Pour les travailleurs de nationalité étrangère ou travailleurs immigrés, l'employeur doit spécifier le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.
- Pour les stagiaires, l'employeur doit indiquer en plus des informations nominatives du stagiaire (nom et prénoms), les mentions concernant le stage, dont la date de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur en charge du stagiaire, du service ou du local où le stagiaire est attribué.
Les informations indiquées doivent suivre un ordre chronologique des embauches, être écrites de manière à ce qu'elles ne soient pas facilement effaçables.
Le registre unique du personnel sur support papier ou numérique ?
L'employeur peut
choisir d'utiliser un support papier ou un support numérique. Le Code du travail prévoit cependant des conditions à respecter en cas d'utilisation du support informatique.
Dans le cas où, l'employeur utilise le support papier, il doit se servir des cahiers ou des formulaires spéciaux destinés à la tenue d'un registre du personnel. Cela permet lui permet d'éviter l'oubli de certaines mentions obligatoires et complémentaires du registre. Toutefois, il n'existe pas de forme standard au registre.
Dans l'autre cas où l'employeur décide d'utiliser un support numérique pour la tenue de son registre du personnel obligatoire. Il doit vérifier que le support qu'il emploie peut garantir que les modifications ne puissent interférer sur la présentation dans l'ordre chronologique des dates d'entrée (embauche) et des dates de sortie (démission, débauchage ou de licenciement) d'un salarié. Il doit également veiller à ce que le contrôle de ce document soit possible.
Si l'employeur adopte un système informatisé pour la tenue de son registre du personnel, il doit tout d'abord suivre les démarches suivantes :
- Informer et consulter les délégués du personnel sur le sujet.
- Après avoir reçu l'avis des délégués du personnel, l'employeur doit remettre cet avis à l'inspection du travail et l'informer des nouvelles dispositions de tenue du registre.
- L'employeur doit faire une déclaration auprès de la Commission nationale Informatique et Libertés (ou CNIL) concernant l'usage d'un traitement informatique pour la tenue du registre.
L'employeur est dispensé de faire cette déclaration dans le cas où il respecte les conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004: - Les seules personnes autorisées à avoir accès aux traitements des données sont les personnes chargées des ressources humaines de l'entreprise,
- Les salariés doivent être informés de l'utilisation d'un traitement informatique pour la tenue du registre,
- La sécurité des données traitées numériquement pour le registre unique du personnel doit être garantie. Et le contenu du registre informatisé ne doit pas être dévié de son principal objectif qui est la transparence de l'emploi de chaque salarié.
Les documents annexés dans le registre
Certains documents relatifs à l'embauche d'un ressortissant étranger ou au détachement d'un salarié doivent être mis en copie pour l'annexe du registre du personnel.
Selon l'article D.1221-24 du Code du travail, un exemplaire du titre autorisant l'exercice d'une activité professionnelle du salarié étranger doit être annexé au registre du personnel obligatoire. Cette copie est consultable par les délégués du personnel et les agents de contrôles ou d'inspection du travail. Ces personnes ont pour mission de veiller au respect des droits du travail et à l'application du Code du travail et du code de la sécurité sociale.
Si l'employeur décide d'envoyer un ou plusieurs de ses salariés travaillés à l'étranger, il doit établir une déclaration de détachement. Cette déclaration est destinée à l'inspection du travail se trouvant dans le lieu où le salarié va être détaché. L'employeur doit aussi établir une copie de cette déclaration que l'employeur de l'entreprise accueillant le salarié détaché, mettra en annexe de son registre du personnel.
Les sanctions en cas d'infraction par rapport au registre unique du personnel
L'employeur doit mettre le registre à la disposition des agents de contrôle ou de l'inspecteur du travail lors de leur visite.
L'employeur sera puni d'une contravention, si les situations suivantes se présentent :
• Si l'employeur ne tient pas un registre unique du personnel,
• Si l'employeur n'a pas inscrit un salarié récemment embauché,
• Si le registre n'est pas mis à jour,
• Si une ou plusieurs des mentions obligatoires du registre sont fausses ou incomplètes.
Cette contravention oblige l'employeur à payer une amende de quatrième classe
. L'
amende de quatrième classe est d'un montant de 750 euros pour les personnes physiques (employeur, salarié...) et de
3750 euros pour les personnes morales (sociétés, associations déclarées, comités d'entreprise, Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail ...).
Le montant de cette amende est multiplié par le nombre de salariés concernés par l'infraction.
Guide de procédure pour remplir le registre unique du personnel
Le registre doit contenir certaines mentions obligatoires.
En premier lieu, la rubrique « Date de l'événement »: cette date correspond à la date d'entrée ou d'embauche d'un salarié, d'un stagiaire ou d'une personne en formation dans l'entreprise. L'employeur doit alors remplir les cases de la date relative à un événement d'embauche ou de recrutement d'un nouveau salarié. Cette date doit suivre l'ordre chronologique de l'embauche.
En deuxième lieu, les cases « nom », « prénoms », « né le », et « nationalité ». Ces cases correspondent à la mention d'identification du salarié. L'employeur indique alors les informations se rapportant au salarié suivant son état civil.
En troisième lieu, dans la situation où le salarié est un travailleur étranger, il doit se munir d'un titre valant autorisation de travail. Ce titre permet à la personne d'une autre nationalité de pouvoir travailler dans une entreprise. Le titre valant autorisation de travail est le visa, l'autorisation provisoire de travail ou la carte de séjour l'autorisant à exercer une activité de salarié. L'employeur doit alors remplir la rubrique « Travailleur étranger » du type de titre valant autorisation de travail et du numéro d'ordre de ce titre.
Dans une autre situation, où l'entreprise emploie un stagiaire. En plus des mentions d'identifications du stagiaire, l'employeur doit indiquer dans le registre unique du personnel sous la case « stagiaire » : le nom du tuteur en charge du stagiaire. L'employeur doit aussi préciser l'endroit au sein de l'établissement (le local ou le service) où le stagiaire sera placé. Cette démarche permet de ne pas confondre le stagiaire avec les salariés de l'entreprise.
En quatrième lieu, L'employeur doit mentionner dans la rubrique « emploi » le titre du poste occupé par le salarié dans l'entreprise. Cette information indique alors le métier ou la profession exercée par le salarié.
En cinquième lieu, sous la case « qualification », l'employeur doit préciser la qualification professionnelle du salarié. Cette qualification a été déterminée dans le contrat de travail. Elle doit aussi figurer sur la fiche de paie du salarié. La qualification correspond à une description globale des tâches du poste occupé par le salarié. La qualité du salarié permet la classification et la catégorisation professionnelle du salarié. L'employeur peut indiquer l'une des mentions suivantes selon ses travailleurs : cadre, cadre supérieur, technicien, agent de maîtrise, ouvrier.
En sixième lieu, l'indication de la « date d'entrée ». L'employeur doit remplir cette case avec la date exacte d'embauche ou de recrutement du salarié dans l'entreprise. Pour un stagiaire ou une personne en formation au sein de l'établissement, l'employeur précise la date de début du stage ou de la formation.
En septième lieu, l'indication de la « date de sortie ». La date de sortie correspond à la date de départ d'un salarié, d'un stagiaire ou d'une personne en formation dans l'entreprise. Dans le cas où l'un de ses salariés est licencié, démissionne de son poste ou part à la retraite, l'employeur doit remplir cette case « date de sortie » par la date exacte de licenciement, de démission ou de départ à la retraite du salarié. L'employeur doit conserver durant cinq ans, les informations du salarié quittant l'entreprise. Ce délai est compté à partir de la date de sortie du salarié. Après ces cinq ans, l'employeur peut alors effacer ces informations.
En huitième lieu, sous la case « type de contrat », l'employeur doit préciser dans cette colonne le type de contrat de travail signé entre lui et son salarié. Il peut indiquer l'une des mentions suivantes selon les négociations entre eux :
- Pour un travailleur embauché pour une durée de travail à long terme, l'employeur doit préciser: « contrat à durée indéterminée »,
- Pour un travailleur recruté pour une certaine période assez courte, l'employeur indique la mention « contrat à durée déterminée »,
- Pour un travailleur temporaire c'est-à -dire un travailleur mis à la disposition de l'entreprise pour un poste d'intérim ou provisoire, l'employeur indique la mention « salarié temporaire »,
- Pour le jeune travailleur réalisant un apprentissage ou une professionnalisation dans l'entreprise, l'employeur précise la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »,
- Pour un travailleur recruté pour un emploi à temps partiel dans l'entreprise, l'employeur doit mentionner:« salarié à temps partiel ».
Concernant la rubrique « Autorisation d'entrée ou de sortie », l'employeur doit remplir cette rubrique dans le cas où l'âge du salarié embauché est entre 16 et 18 ans. Le mineur non émancipé ne peut pas encore signer un contrat de travail. Pour pouvoir embaucher ce salarié, l'employeur doit recevoir une autorisation de l'inspection du travail et une autorisation écrite datée et signée par son représentant légal. Ce représentant légal est soit son père, sa mère ou son tuteur s'il est orphelin. L'employeur doit indiquer dans cette colonne le « type d'autorisation » : une autorisation d'embauche et sous la case « Date de l'autorisation », la date où les autorisations ont été établies. Cette rubrique « Autorisation d'entrée ou de sortie» doit aussi être remplie par l'employeur lors d'une démission, d'un débauchage ou un licenciement d'un de ses salariés.
Pour terminer la case « Coordonnées de l'entreprise de travail temporaire / Dénomination et adresse du Groupement d'employeurs en cas de mise à disposition de personnel ». Cette dernière colonne est à remplir par l'employeur dans le cas d'un salarié temporaire ou intérimaire. Ce salarié est mis à la disposition de l'employeur par une entreprise temporaire. L'employeur doit alors indiquer le nom et l'adresse de l'entrepreneur de travail temporaire.
